De IT-afdeling is verantwoordelijk voor de IT-omgeving en moet ervoor zorgen dat processen vlekkeloos verlopen, zelfs wanneer er iets misgaat. Maar wat als de personen die verantwoordelijk zijn voor die continuïteit afwezig en onbereikbaar zijn? Een bedrijf kan het beste business continuity plan ter wereld uitgedacht hebben, maar als enkel de IT-beheerder het kan implementeren wordt hij het ‘single point of failure’ en kan er heel wat misgaan tijdens zijn afwezigheid. 

Double-Take Software heeft een checklist samengesteld van zaken waar rekening mee gehouden moet worden wanneer de IT-beheerder op vakantie vertrekt: 
1. First things first – is iedereen op de hoogte van de afwezigheid van de IT-beheerder? Zijn er derde partijen die hier vanaf moeten weten? Zijn de belangrijkste taken overgedragen aan anderen die hiervoor de verantwoordelijkheid kunnen en willen nemen? 

2. Zorg ervoor dat er een groepje ‘back-up collega’s’ benoemd is. Zij moeten volledig op de hoogte zijn van het back-up proces, van de dagelijkse taken en van de te nemen maatregelen als er iets misloopt. 

3. Zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot een business continuity-script waarin elke stap naar een succesvol dataherstel wordt uitgelegd. Dit script moet bijvoorbeeld de volgorde aangeven waarin de servers hersteld moeten worden, te beginnen bij de bedrijfskritieke applicaties. Daarnaast moet er ook een telefoonlijst beschikbaar zijn met contactpersonen in geval van nood: de beheerder van het datacenter, een specialist op het gebied van gegevensherstel, de hardwareleverancier, technische ondersteuning, etc. 

4 Is het business continuity-plan al uitgetest door de IT-verantwoordelijke en zijn ‘back-up collega’s’? Een belangrijk onderdeel van het plan is het back-up proces om bedrijfskritieke systemen, servers en applicaties te beschermen. Echter, het is uiteraard geen garantie voor een snel herstel als van alle bedrijfskritieke gegevens op tape, disk, in een datacenter of een cloud-omgeving een back-up gemaakt is. Het is dus uitermate belangrijk dat de back-up en herstelprocessen operationeel en gestroomlijnd zijn. Door alles regelmatig te testen weet iedereen wie welke actie moet ondernemen als er zich problemen voordoen. 

5. Leg de nadruk op het ‘don’t panic’ scenario: terwijl het business continuity-plan uitgevoerd wordt, is de communicatie met medewerkers, klanten en partners cruciaal. Bij een IT-crash zal openheid en eerlijkheid ervoor zorgen dat, ondanks de impact op de bedrijfsprocessen, het bedrijf kan blijven bestaan.